MAIL V ANGLEŠČINI: 5 korakov do popolnega e-sporočila
E-mail je med najpogosteje uporabljenimi komunikacijskimi sredstvi na svetu, saj omogoča hitro interakcijo med ljudmi, znotraj in zunaj državnih meja. Kljub temu, da se z e-pošto soočamo na dnevni ravni, je pisanje maila v angleščini lahko precej zahtevno. Angleščina ima, tako kot vsi jeziki, določena pravila, ki jih moramo upoštevati pri pisanju sporočila. Da bi se izognili napakam, smo za vas pripravili 5 korakov do popolnega maila v angleščini.
1. Pri pisanju e-maila v angleščini ne improviziramo
Čeprav smo še tako dobri govorci, spisati spodoben mail v angleščini ni nekaj, kar bi lahko zimprovizirali. Anglečina predpisuje določena pravila pisanja, ki se jih moramo držati. Ko pišemo e-mail v angleščini, ne uporabljamo samo drugega jezika, ampak tudi vstopamo v drugačno kulturno z drugačnimi navadami. Anglosaksonci namenijo veliko pozornosti oblikam vljudnosti in hvaležnosti, čeprav se marsikomu takšen način pisanja zdi smešen.
2. Formalno / Neformalno
Glede na to komu pišemo, se odločimo ali za formalno ali za neformalno obliko e-maila. Če sporočilo pošiljamo npr. nadrejenemu, izberemo bolj formalno obliko sporočila, medtem ko bomo prijatelju oziroma osebi, s katero smo redno v stiku, pisali v neformalni obliki.
Spoznajte naše poslovne jezikovne tečaje
3. Pazimo na slovnico in pravopis
Vedno moramo biti pozorni na slovnico in pravopis, saj je e-mail poln napak zelo neprofesionalen. Pozorni moramo biti na črkovanje, slovnico ter pravilno rabo ločil. Na voljo je veliko spletnih programom, ki nam lahko pomagajo pri preverjanju besedila.
Pri pregledu uporabimo črkovalnik, ki nas opozori na morebitne napake, prav tako pa besedilo preberemo besedo za besedo. Pozorni moramo biti tudi pri zapisu datuma, saj se meseci v angleščini zapisujejo z veliko začetnico.
V besedilu bodite jasni in uporabljajte kratke povedi ter preprost jezik. Slovenci zelo radi uporabljamo dolge stavke, vendar so v angleščini takšni stavki velikokrat težko razumljivi. Izogibamo se uporabi okrajšav ( I’ve -> I have) in vedno uporabljamo present continuous ( I am writing in ne I write)
4. Uporabimo pravilno strukturo zapisa
Mail v angleščini ima pravilnoma naslednjo strukturo:
SUBJECT MATTER – GREETING – REASON FOR WRITING – BODY OF THE TEXT– ENDING / CONCLUSION – SIGNATURE
SUBJECT MATTER
Subject ali zadeva je prva stvar, ki bo pritegnila pozornost bralca. Če je napisana natačno ali nerazumljivo, bo vase sporočilo ostalo neprebrano. Pomembno je, da napišete jasno sporočilo, ki nakazuje vsebino in razlog pisanja, ki pa naj ne bo daljše od treh besed.
GREETING
E-sporočilo se mora vedno začeti s pozdravom. V primeru, da pišete formalno sporočilo lahko začnete z:
• Dear Mr/Mrs/Ms ( + priimek osebe, kateri pišete)
• Dear Sir/Madam ( če ne poznate priimka osebe, ki bo e-mail prebrala)
REASONS FOR WRITING
Po prvotem pozdravu je potrebno zapisati uvodni stavek, ki bo nakazal razlog pisanja. V tem delu se lahko tudi na kratko predstavite.
• I am writing with regard to… ( email subject)
• I am writing to let you know…
• I am writing in reply to…
BODY OF THE TEXT
Na splošno ni nobenih pravil za pisanje v telesu sporočila. Priporočljivo je le, da besedilo delite na več odstavkov, prav tako pa naj ne bo predolgo, saj lahko tako izgubite pozornost bralca.
CONCLUSION
Največkrat se e-mail zaključi z naslednjimi frazami:
• Best regards
• Kind regards
• Yours faithfully ( če ste začeli z »Dear Sir/Madam« )
• Yours sincerely ( če ste začeli z »Dear Mr/Mrs/Ms« )
• Best wishes
SIGANTURE
Zelo pomembno je, da se na koncu sporočila podpišete. Vključite svoje ime in priimek, lahko pa tudi detajle o vašem podjetju, če je to relavantno.
5. Vedno pregledamo e-mail pred pošiljanjem
Nikoli ne pošljite e-maila brez, da bi pregledali svoj zapis. Slovnične napake se nam z lahkoto pripetijo že v materinem jeziku, zato moramo biti toliko bolj pozorni, ko pišemo v tujem jeziku. Pomagate si lahko s tehniko, da besedilo preberete od konca proti začetku, saj boste tako zares pregledali vsako besedo. Tako boste preprečili, da bi vaše sporočilo izpadlo neprofesionalno.
Dodatni viri: In english with love: How to write an email in english
Naša ponudba
Naša pestra ponudba za odrasle omogoča učenje tujih jezikov v skupini ali individualno, s pomočjo najsodobnejših gradiv priznanih založb v kombinaciji s sodobno spletno učilnico, ki vam omogoča, da ohranjate stik z jezikom tudi izven učilnice!
Hkrati vam omogočamo intenzivne priprave na izpita Cambridge English in Goethe, svoje znanje pa lahko ovrednotite tudi z ISC certifikatom, ki vam ga izda Jezikovna Akademija.
Poslovni jezikovni tečaji omogočajo podjetjem jezikovno izobraževanje po meri. Z veseljem vam pripravimo pester in vašim potrebam prilagojen učni program ter se prilagodimo natrpanim urnikom vaših zaposlenih!
Zaupajo nam že številna slovenska in mednarodna podjetja, ki se zavedajo, da z znanjem tujih jezikov svoji ekipi omogočajo konkurenčno prednost in si tako odpirajo številne nove poslovne priložnosti.
Za najmlajše že vrsto let izvajamo nepozabne jezikovne počitnice v živalskem vrtu. Učenje angleščine še nikoli ni bilo tako zabavno!
V sodelovanju z ZOO Ljubljana otrokom omogočamo edinstveno izkušnjo in pestro preživljanje poletnih dni.
Pestra izbira jezikovnih izobraževanj na daljavo!
Številni naši tečaji še vedno potekajo ONLINE; od povsem prilagodljivih urnikov in precejšnjega prihranka časa, učenje na daljavo ostaja priljubljen način učenja tujega jezika!