Če se želite uspešno vključiti v nemško poslovno okolje, je učinkovita komunikacija ključnega pomena. Nemščina ima svoja pravila vljudnosti, strukture in nagovorov, ki jih je dobro poznati, da boste pustili profesionalen vtis. Pri tem vam lahko pomagajo nasveti, kako izboljšati poslovno komunikacijo.
Izberite situaciji primeren pozdrav
Sogovornika pozdravite z Guten Tag (Dober dan). Če boste na jugu Nemčije ali v Avstriji, je primeren tudi pozdrav Grüß Gott, medtem ko boste v Švici slišali Grüezi.
Poslovite se z Auf Wiedersehen (Nasvidenje), če pa komunicirate po telefonu, uporabite raje Auf Wiederhören.
Primerno naslovite sogovornika
Sogovornika načeloma vikajte, sploh če gre za prvo srečanje. V poslovni komunikaciji vam lahko nadrejeni predlaga, da se tikata, ne pa obratno. Če imate opravka z nekom na enaki poziciji kot vi, tikanje lahko predlaga starejši med vama. Če niste prepričani, kaj je primerno, raje izberite vikanje.
Es freut mich, Sie kennenzulernen. (Veseli me, da sem vas spoznal/a.)
Wie kann ich Ihnen helfen? (Kako vam lahko pomagam?)
Mit Ihren Kollegen habe ich gestern gesprochen. (Z vašimi kolegi sem govoril/a včeraj.)
Ne pozabite na nazive. V poslovnem okolju boste sogovornika nagovorili s Frau ali Herr v kombinaciji s priimkom. Na primer: Guten Tag, Frau Schmitt! Wie geht es Ihnen, Herr Meier?
Uporabljajte vljudnostne fraze
Sploh ko dajete navodila ali prosite za kaj, je ne pozabite na vljudnost! Tako boste naredili dober vtis, komunikacija pa bo potekala gladko.
Könnten Sie bitte später zurückrufen? (Bi lahko prosim kasneje poklicali nazaj?)
Würden Sie bitte Ihrem Chef Bescheid sagen? (Bi prosim povedali svojemu šefu?)
Hätten Sie vielleicht am Freitag um 11 Uhr Zeit? (Bi morda imeli čas v petek ob enajstih?)
Wäre diese Lösung für Sie passend? (Bi bila ta rešitev za vas ustrezna?)
Na koncu ne pozabite na zahvalo:
Vielen herzlichen Dank! (Najlepša hvala!)
Danke, das hilft mir wirklich sehr! (Hvala, to mi bo res pomagalo!)
Das ist sehr nett von Ihnen! (Zelo prijazno od vas!)
Upoštevajte pravila elektronske pošte
Ko komunicirate s pomočjo elektronske pošte, morate pri pisanju upoštevati ustaljeno strukturo, ki velja za vso poslovno komunikacijo.
Zalomi se lahko že pri zadevi. Nemci temu rečejo Betreff, ki naj ne vsebuje preveč besed, gotovo pa ne cele povedi. Vaš cilj naj bo, da bo vaš sogovornik takoj prepoznal, za kaj gre v vašem sporočilu.
Elektronsko pošto začnite z nagovorom. Če ne veste, kdo točno bo vaše sporočilo prejel in prebral, uporabite nevtralni nagovor Sehr geehrte Damen und Herren, … (Zelo spoštovane dame in gospodje, …), kar se morda sliši pretirano, vendar je ta nagovor v uradni komunikaciji standarden.
Če pišete konkretni osebi, potem uporabite nagovor Sehr geehrter Herr Müller, … (Zelo spoštovani gospod Müller, …) oz. Sehr geehrte Frau Schmitt, … (Zelo spoštovana gospa Schmitt, …).
Če ima naslovnik ob svojem imenu tudi kakšen naziv, ga vključite v nagovor: Sehr geehrter Herr Professor Müller, … ali Sehr geehrte Frau Dr. Schmitt, …
Če pišete nekomu, ki ga že bolje poznate, pa lahko uporabite nagovor Liebe Frau Schmitt, … (Draga gospa Schmitt, …) ali Lieber Herr Müller, … (Dragi gospod Müller, …).
Če ste v dvomih, kateri nagovor je primernješi, raje uporabite bolj uradno različico. Ko boste prejeli odgovor, poglejte, kateri nagovor je uporabil vaš sogovornik oz. sogovornica, in v naslednjem sporočilu tudi vi uporabite tak nagovor.
Elektronsko sporočilo razdelite na več odstavkov, saj bo tako lažje berljivo. Najpomembnejše informacije zapišite na začetek.
Vaše sporočilo zaključite s pozdravom, npr. Mit freundlichen Grüßen (S prijaznimi pozdravi), Freundliche Grüße (Prijazni pozdravi), če pa osebo že bolje poznate, lahko uporabite tudi Viele Grüße (Veliko pozdravov) ali Herzliche Grüße (Srčni pozdravi).
Na koncu se podpišite. Pri podpisu ne pozabite na ime svojega podjetja.
Obvladajte ‘small talk’
‘Small talk’ je pomemben del vsakodnevne komunikacije v poslovnem okolju. Ko razmišljate, kako bi načeli pogovor, lahko brez zadržkov posežete po naslednjih temah: vreme, dopust, prosti čas, države in mesta, športni dogodki, splošna vprašanja o družini. Izognite pa se vprašanjem o politiki, veri, plači ali boleznih.
Brez strahu pred telefonskimi pogovori
Pri telefonski komunikaciji ste omejeni samo na besede, z obrazno mimiko in kretnjami si ne morete pomagati. Da boste naslednjič telefon v roke vzeli brez strahu, vam v pomoč ponujamo nekaj uporabnih fraz.
Najprej pozdravite in se predstavite: Guten Tag, hier ist Marija Novak. (Dober dan, tukaj Marija Novak.).
Nato povejte, zakaj kličete:
Könnte ich bitte Herrn Müller sprechen? (Lahko prosim govorim z gospodom Müllerjem?)
Ich brauche eine Information über die Lieferzeit. Wer ist dafür zuständig? (Potrebujem informacijo glede dostavnega časa. Kdo je za to pristojen?)
Če želite za nekoga pustiti sporočilo, lahko to naredite tako:
Könnte ich eine Nachricht für Frau Schmitt hinterlassen? (Bi lahko pustil/a sporočilo za gospo Schmitt?)
Ich würde Frau Schmitt gern etwas ausrichten. (Gospe Schmitt bi rad/a nekaj sporočil/a.)
Na koncu pogovora se vljudno zahvalite in poslovite, npr. Ich danke Ihnen für Ihre Hilfe. Auf Wiederhören. (Zahvaljujem se vam za pomoč. Nasvidenje.)
Če nekdo pokliče vas, se najprej predstavite: Guten Tag. Firma XYZ, hier spricht Marija Novak. (Dober dan. Podjetje XYZ, tukaj Marija Novak.)
Nato se pozanimajte pri sogovorniku, zakaj kliče:
Wie kann ich Ihnen helfen? (Kako vam lahko pomagam?)
Was kann ich für Sie tun? (Kaj lahko naredim za vas?)
Če se izkaže, da želi sogovornik govoriti z nekom drugim, to osebo lahko prevežete tako:
Einen Moment. Ich stelle Sie durch. (Samo trenutek. Vežem vas.)
Ich verbinde Sie. (Vežem vas.)
Če sogovornika ne morete prevezati, ker ta oseba ni dosegljiva, lahko vprašate, ali želi pustiti sporočilo:
Es tut mir leid, Herr Müller ist im Moment nicht im Haus. Kann ich ihm etwas ausrichten? (Žal mi je, gospod Müller trenutno ni tukaj. Mu lahko kaj sporočim?)
Möchten Sie vielleicht eine Nachricht hinterlassen? (Bi želeli pustiti sporočilo?)
Na koncu vljudno končate telefonski pogovor:
Ich danke Ihnen für das Gespräch. (Zahvaljujem se vam za pogovor.)
Wenn Sie Fragen haben, melden Sie sich bitte. (Če imate vprašanja, me prosim kontaktirajte.)
Samozavestno izrazite svoje mnenje
Pri učenju tujega jezika pogosto pozabimo na osnove, npr. kako sogovorcu povedati, da se z njim strinjamo ali pa da nam njegov predlog sploh ni všeč. Za tekočo komunikacijo vam ponujamo nekaj osnovnih fraz.
Če se z nečim strinjate, lahko rečete:
In Ordnung. (V redu.)
Das ist eine gute Idee. (To je dobra ideja.)
Ja, das finde ich auch. (Ja, tudi jaz tako mislim.)
Das ist kein Problem. (To ni noben problem.)
Das kann ich machen. (To lahko naredim.)
Natürlich! (Seveda.)
Sie haben recht. (Prav imate.)
Ich bin derselben Meinung. (Jaz sem tudi tega mnenja.)
Če se ne strinjate, pa lahko rečete:
Das geht leider nicht. (To pa žal ne gre.)
Ich schaffe das nicht bis 16 Uhr. (Do štirih mi to ne bo uspelo.)
Das passt uns leider nicht. (To nam žal ne ustreza.)
Ich glaube nicht, dass das eine gute Idee ist. (Mislim, da to ni dobra ideja.)
Različna mnenja naj ne bodo ovira
V poslovnem okolju moramo upoštevati sogovorčevo mnenje, tudi če nam ni povšeči. Rešitev je namreč pogosto nekje na pol poti. Skleniti je treba torej kompromis. Kako ga poiščemo?
Ich schlage vor, dass wir das erst morgen machen. (Predlagam, da to naredimo šele jutri.)
Ich wäre bereit, den Termin zu verschieben. (Pripravljen/a bi bil/a prestaviti termin.)
Wie wäre es mit Donnerstag um 12 Uhr? (Kako pa bi vam ustrezalo v četrtek ob dvanajsti uri?)
Geht es bei Ihnen am Freitag? (Ali bi šlo v petek?)
Würde es Ihnen auch am Donnerstag passen? (Bi vam ustrezal tudi četrtek?)
Geht es vielleicht eine Stunde früher? (Bi šlo morda eno uro prej?)
Was halten Sie davon, dass wir uns am Freitag treffen? (Kako bi se vam zdelo, če bi se srečali v petek?)
Für uns wäre es super, wenn Sie die E-Mail noch heute schicken. (Za nas bi bilo odlično, če nam mail pošljete še danes.)
Würde Ihnen dieser Termin passen? (Bi vam ustrezal ta termin?)
Brez zadrege v primeru komunikacijskega šuma
Ko uporabljamo tuj jezik, je hitro prehitro. Včasih zataji internetna povezava ali pa nam ponagaja tiskarski škrat. Pomembno je, da prosimo sogovorca, naj ponovi ali pojasni, kaj misli. Pri tem moramo ostati spoštljivi in vljudni.
Entschuldigung, ich habe Sie nicht verstanden. (Oprostite, nisem vas razumel/a.)
Wie bitte? Könnten Sie das wiederholen? (Kako prosim? Bi lahko ponovili?)
Könnten Sie bitte etwas langsamer sprechen? (Bi lahko prosim govorili malo počasneje?)
Könnten Sie das noch einmal erklären? (Bi to lahko razložili ponovno?)
Pridite pripravljeni
Vnaprej se seznanite z besediščem, za katerega lahko predvidevate, da vas v določeni situaciji čaka. Raziščite, kateri strokovni izrazi so v uporabi v nemščini in kako jih uporabiti.
Delate z denarjem? Potem morate poznati izraze, kot so Buchhaltung (računovodstvo), Darlehen (posojilo) ali Reingewinn (čisti dobiček).
Če ste dejavni na področju zdravstva, potem verjetno poznate vsaj enega od naslednjih izrazov: Arzneimittelverkauf (prodaja zdravil), Blutgerinnung (strjevanje krvi) ali Luftnot (kratka sapa).
Tisti, ki ste vešči gradnje in arhitekture, pa boste morda naleteli na besede, kot so Tragwerk (nosilec), Wärmedämmung (toplotna izolacija), Bauleitplan (generalni gradbeni načrt).
Želite svojo komunikacijo v nemščini še dodatno izpiliti? Vabimo vas, da se udeležite naših tečajih, kjer boste pod strokovnim vodstvom razvijali jezikovne spretnosti za različne poslovne situacije. Investirajte v znanje, ki odpira vrata k uspešnemu sodelovanju na tujih trgih.